Organizację i zakres działania jednostki pomocniczej określa rada gminy odrębnym statutem, po przeprowadzeniu konsultacji z mieszkańcami. Statut jednostki pomocniczej określa w szczególności:
-
nazwę i obszar jednostki pomocniczej
-
zasady i tryb wyborów organów jednostki pomocniczej
-
organizację i zadania organów jednostek pomocniczych
-
zakres zadań przekazywanych jednostce przez gminę oraz sposób ich realizacji
-
zakres i formy kontroli oraz nadzoru organów gminy nad działalnością organów jednostki pomocniczej
Organem uchwałodawczym sołectwa jest zebranie wiejskie. Organami sołectwa, wybieranymi na okres kadencji są:
-
sołtys, jako organ wykonawczy sołectwa
-
rada sołecka, jako organ wspomagający działalność sołtysa
Kadencja trwa 5 lat i kończy się z chwilą wyboru nowych organów. Nadzór nad działalnością sołectw sprawuje Rada Gminy i Wójt.
Na terenie Gminy Kołaki Kościelne działają 24 jednostki pomocnicze – sołectwa:
| L.p. | Sołectwo | Nazwisko i imię sołtysa |
| 1. | Cholewy – Kołomyja | Jastrzębski Rafał |
| 2. | Czachy – Kołaki | Żabiński Wojciech |
| 3. | Czarnowo – Dąb | Kalinowski Piotr |
| 4. | Czarnowo – Undy | |
| 5. | Czosaki – Dąb | Kuleszczyk Dariusz |
| 6. | Ćwikły – Krajewo | Wierciszewski Marek |
| 7. | Ćwikły – Rupie | Konarzewski Mariusz |
| 8. | Głodowo – Dąb | Niewiński Marek |
| 9. | Gosie Duże | Klimaszewska Wiesława |
| 10. | Gosie Małe | Dołęgowska-Dąbrowska Iwona |
| 11. | Gunie – Ostrów | Mieczkowska Agnieszka |
| 12. | Kołaki Kościelne | Bagińska Hanna |
| 13. | Kossaki – Borowe | Podbielski Janusz |
| 14. | Krusze – Łubnice | Kołakowski Michał |
| 15. | Łętowo – Dąb | Konopka Barbara |
| 16. | Łubnice – Krusze | Choińska Grażyna |
| 17. | Podłatki Duże | Zalewski Zdzisław |
| 18. | Podłatki Małe | Pęski Wiesław |
| 19. | Rębiszewo – Zegadły | Borkowski Zbigniew |
| 20. | Sanie – Dąb | Zalewski Sławomir |
| 21. | Szczodruchy | Pruszkowski Andrzej |
| 22. | Wiśniówek – Wertyce | Wądołowska Aneta |
| 23. | Wróble – Arciszewo | Glinkowski Dariusz |
| 24. | Zanie – Leśnica | Dąbrowski Waldemar |

